En bref
- Depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques.
- À partir du 1er janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente dépasse 800 000 € doivent les émettre ; à partir du 1er janvier 2028, toutes.
- Un fichier PDF n'est pas une facture électronique. Seul compte un format structuré conforme à la norme EN 16931 – par exemple XRechnung ou ZUGFeRD.
- Les factures jusqu'à 250 €, les titres de transport et les factures aux particuliers sont exemptés.
Ce qu'est une facture électronique – et ce qui n'en est pas une
Depuis la nouvelle rédaction du § 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG, Umsatzsteuergesetz) par la loi sur les opportunités de croissance (Wachstumschancengesetz), une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui en permet le traitement électronique. La référence est la norme européenne EN 16931. L'essentiel n'est donc pas que la facture soit numérique, mais qu'une machine puisse la lire sans ressaisie.
Un fichier PDF, un scan ou une facture dans le corps d'un e-mail ne sont donc plus des factures électroniques, mais des « autres factures » (sonstige Rechnungen). Les mentions obligatoires du § 14, al. 4 UStG restent inchangées – elles figurent simplement désormais dans des champs de données.
Le calendrier en un coup d'œil
| À partir du | Ce qui s'applique |
|---|---|
| 1er janvier 2025 | Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Elles peuvent continuer à émettre des factures papier et PDF (le PDF uniquement avec l'accord du destinataire). |
| 1er janvier 2027 | Les entreprises dont le chiffre d'affaires total de l'année précédente dépasse 800 000 € doivent émettre des factures électroniques. Les plus petites peuvent encore utiliser le papier et – avec accord – le PDF jusqu'à fin 2027. |
| 1er janvier 2028 | Toutes les entreprises doivent émettre des factures électroniques pour leurs opérations nationales. La règle transitoire applicable aux procédures EDI existantes prend également fin : l'EDI ne reste admis que si les données conformes à la norme EN 16931 peuvent en être extraites. |
L'obligation s'applique aux opérations entre entreprises toutes deux établies en Allemagne. Un fournisseur étranger sans établissement en Allemagne n'est pas soumis à l'obligation d'émission – ses clients allemands doivent néanmoins pouvoir recevoir des factures électroniques.
XRechnung ou ZUGFeRD ?
Les deux formats sont conformes à la norme ; ils diffèrent par leur structure :
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Structure | fichier XML pur | PDF/A-3 avec fichier XML intégré |
| Lisible par un humain | uniquement avec une visionneuse | oui, comme un PDF habituel |
| Usage typique | factures aux administrations, grandes entreprises | PME, destinataires variés |
| Points d'attention | les administrations exigent souvent en plus un identifiant d'acheminement (Leitweg-ID) | les profils MINIMUM et BASIC-WL ne suffisent pas ; toutes les mentions obligatoires doivent figurer dans la partie XML, et en cas d'écart, c'est elle qui fait foi |
Les entreprises qui travaillent pour des acheteurs publics fédéraux émettent d'ailleurs des factures électroniques depuis novembre 2020 déjà, le plus souvent au format XRechnung – pour elles, peu de choses changent.
Les exemptions : pour qui et pour quoi
- Les factures de faible montant jusqu'à 250 € TTC et les titres de transport peuvent continuer à être émis sur papier ou en PDF.
- Les factures aux particuliers ne sont pas concernées.
- Les petites entreprises qui relèvent du régime des Kleinunternehmer (§ 19 UStG, franchise de TVA) n'ont pas à émettre de factures électroniques – mais doivent tout de même pouvoir les recevoir.
- Des règles particulières s'appliquent à certaines prestations exonérées de TVA ; mieux vaut les examiner avec votre conseiller fiscal.
« Pouvoir recevoir » : ce que cela signifie en pratique
Pour la réception, une boîte e-mail suffit. Mais cela ne s'arrête pas là : une XRechnung ne peut pas être vérifiée utilement sans visionneuse, et pour déduire la TVA (Vorsteuerabzug), la facture doit être correcte sur le fond. Reprendre directement les données dans la comptabilité évite toute ressaisie – c'est là le véritable gain de l'obligation.
Conservation : dans le format d'origine, huit ans
Les factures électroniques sont conservées dans leur format d'origine – le fichier XML pour une XRechnung, au moins la partie XML pour une ZUGFeRD ; le plus sûr est de conserver le PDF avec son XML intégré. Une impression ne suffit pas. Depuis 2025, le délai de conservation des factures et des pièces comptables est de huit ans ; les GoBD (principes allemands de tenue et de conservation électroniques des livres et documents) restent la référence : données inaltérables, complètes et lisibles à tout moment.
Check-list : ce que vous devriez faire maintenant
- Vérifier que votre boîte de réception et votre comptabilité acceptent, affichent et archivent les factures électroniques – c'est obligatoire depuis 2025.
- Déterminer à partir de quand vous devez émettre : un chiffre d'affaires de l'année précédente supérieur à 800 000 € signifie 2027, sinon 2028.
- Convenir du format avec vos principaux clients – ZUGFeRD offre la transition la plus confortable, car il reste lisible par un humain.
- Vérifier votre logiciel de facturation : génère-t-il du XRechnung ou du ZUGFeRD à partir du profil EN 16931, et contrôle-t-il le fichier avant l'envoi ?
- Organiser l'archivage – à valeur probante, dans le format d'origine, pendant huit ans.
- Mettre à jour la documentation des procédures (Verfahrensdokumentation) et associer votre conseiller fiscal.
Comment irot vous aide
irot ERP créera et recevra en standard des factures XRechnung et ZUGFeRD conformes à la norme EN 16931 – il est en cours de développement, et les clients pilotes peuvent démarrer dès le premier module. La feuille de route prévoit en outre irot Faktura pour les entreprises qui se contentent d'établir des factures, et irot Archiv pour l'archivage à valeur probante.
Bases juridiques et date de mise à jour
- § 14 UStG dans sa version issue de la loi sur les opportunités de croissance (Wachstumschancengesetz) du 27 mars 2024 ; règles transitoires au § 27, al. 38 UStG
- Circulaire du ministère fédéral des Finances (BMF-Schreiben) du 15 octobre 2024 sur l'introduction de la facture électronique obligatoire et seconde circulaire du 15 octobre 2025 (compléments, notamment sur les mentions obligatoires dans la partie XML)
- Norme européenne EN 16931 (modèle sémantique de données de la facture électronique)
- § 14b UStG et § 147 AO (code fiscal allemand) : délai de conservation de huit ans depuis la quatrième loi d'allègement bureaucratique (Bürokratieentlastungsgesetz IV)
Ce guide reflète la situation au 12 septembre 2026 et ne remplace pas un conseil fiscal. Pour votre cas particulier, adressez-vous à votre conseiller fiscal.