德国电子发票义务：2025 年起的现行规定与 2027、2028 年的变化

什么是电子发票，什么不是

德国《经济增长机会法》(Wachstumschancengesetz) 修订了德国《增值税法》(UStG) 第 14 条。自此，电子发票是指以结构化电子格式开具、传输和接收，并可进行电子化处理的发票。衡量标准是欧洲标准 EN 16931。因此，关键不在于发票是否为数字形式，而在于机器无需人工录入即可读取。

因此，PDF 文件、扫描件或写在邮件正文里的发票不再属于电子发票，而是“其他发票”(sonstige Rechnungen)。《增值税法》第 14 条第 4 款规定的必填项保持不变——只是今后要写在数据字段中。

期限一览

该义务适用于双方均在德国设立的企业之间的交易。从境外供货、在德国没有营业机构的企业不受开具义务约束——但其德国客户仍必须能够接收电子发票。

XRechnung 还是 ZUGFeRD？

两种格式都符合标准，区别在于文件结构：

顺带一提：向德国联邦公共采购方供货的企业，自 2020 年 11 月起就已在开具电子发票，多为 XRechnung 格式——对这些企业来说变化不大。

哪些主体和发票可以豁免

• 含税 250 欧元以内的小额发票和乘车票据仍可使用纸质或 PDF 形式。
• 开给个人消费者的发票不受影响。
• 适用《增值税法》第 19 条的小规模经营者 (Kleinunternehmer) 无须开具电子发票——但仍必须能够接收。
• 某些免税服务适用特殊规定，建议与税务顾问一同核实。

“能够接收”在实践中意味着什么

就接收而言，一个电子邮箱就够了。但事情并未到此为止：没有查看软件，就无法有效审核 XRechnung；而要抵扣进项税，发票内容必须准确无误。若能把数据直接导入财务系统，就省去了手工录入——这才是这项义务真正带来的好处。

保存：原始格式，八年

电子发票须以原始格式保存——XRechnung 保存 XML 文件，ZUGFeRD 至少保存 XML 部分，最稳妥的做法是连同内嵌 XML 的 PDF 一并保存。打印件不符合要求。自 2025 年起，发票和记账凭证的保存期限为八年；依据仍是 GoBD（德国电子化账簿与凭证规范管理和保存原则）：不可篡改、完整、随时可读。

清单：您现在应该做的事

1. 检查您的邮箱和财务系统能否接收、显示和归档电子发票——这自 2025 年起已是法定义务。
2. 弄清您从何时起必须开具：上一年度营业额超过 80 万欧元为 2027 年，否则为 2028 年。
3. 与主要客户商定格式——ZUGFeRD 是最省事的过渡方案，因为人仍然可以直接阅读。
4. 检查开票软件：能否生成 EN 16931 及以上配置文件的 XRechnung 或 ZUGFeRD，发送前是否会校验文件？
5. 确定归档方式——符合审计要求、不可篡改、原始格式、保存八年。
6. 补全流程文档 (Verfahrensdokumentation)，并让税务顾问参与进来。

irot 如何提供帮助

irot ERP 将开箱即可按 EN 16931 生成和接收 XRechnung 与 ZUGFeRD——目前正在开发中，试点客户可从第一个模块起加入。产品路线图上还有面向只需开票企业的 irot Faktura，以及用于合规归档的 irot Archiv。