Factura electrónica obligatoria en Alemania: lo que rige desde 2025 y lo que llega en 2027 y 2028

Qué es una factura electrónica y qué no

Desde la nueva redacción del § 14 de la ley alemana del IVA (UStG), introducida por la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz), una factura electrónica es una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y que permite su procesamiento electrónico. La referencia es la norma europea EN 16931. Lo decisivo, por tanto, no es que la factura sea digital, sino que una máquina pueda leerla sin que nadie tenga que teclearla.

Por eso, un PDF, un escaneo o una factura en el cuerpo de un correo ya no son facturas electrónicas, sino «otras facturas». Los datos obligatorios del § 14, apartado 4, UStG siguen siendo los mismos; solo que en adelante van en campos de datos.

Los plazos de un vistazo

La obligación se aplica a las operaciones entre empresas establecidas ambas en Alemania. Quien suministra desde el extranjero y no tiene establecimiento en Alemania no está sujeto a la obligación de emitir, pero sus clientes alemanes deben poder recibir facturas electrónicas de todos modos.

¿XRechnung o ZUGFeRD?

Ambos formatos cumplen la norma; se diferencian en su estructura:

Por cierto, quien suministra a organismos públicos de la administración federal alemana ya emite facturas electrónicas desde noviembre de 2020, casi siempre en formato XRechnung: para esas empresas cambia poco.

Quién y qué queda exento

• Las facturas de pequeño importe de hasta 250 € brutos y los billetes de transporte pueden seguir enviándose en papel o en PDF.
• Las facturas a particulares no se ven afectadas.
• Las pequeñas empresas acogidas al régimen del § 19 UStG (Kleinunternehmer) no tienen que emitir facturas electrónicas, pero sí deben poder recibirlas.
• Para determinadas operaciones exentas de IVA rigen reglas especiales; aquí conviene revisarlo con tu asesor fiscal.

«Poder recibir»: qué significa en la práctica

Para la recepción basta con un buzón de correo electrónico. Pero con eso no está todo hecho: una XRechnung no se puede revisar de forma útil sin un visor, y para deducir el IVA soportado la factura tiene que ser correcta en su contenido. Quien pasa los datos directamente a la contabilidad se ahorra teclearlos: esa es la verdadera ventaja de la obligación.

Conservación: en el formato original, ocho años

Las facturas electrónicas se conservan en su formato original: en XRechnung, el archivo XML; en ZUGFeRD, como mínimo la parte XML, aunque lo más seguro es guardar el PDF junto con el XML incrustado. No basta con imprimirlas. Desde 2025, el plazo de conservación de facturas y justificantes contables es de ocho años; siguen siendo determinantes las GoBD (los principios alemanes para la llevanza y conservación digital de libros y registros): inalterables, completos y legibles en todo momento.

Lista de comprobación: qué deberías hacer ya

1. Comprobar si tu buzón y tu contabilidad aceptan, muestran y archivan facturas electrónicas: es obligatorio desde 2025.
2. Aclarar desde cuándo debes emitirlas: una facturación del año anterior superior a 800 000 € significa 2027; si no, 2028.
3. Acordar el formato con tus clientes principales: ZUGFeRD es la transición más cómoda, porque las personas pueden seguir leyéndolo.
4. Revisar el software de facturación: ¿genera XRechnung o ZUGFeRD a partir del perfil EN 16931 y valida el archivo antes de enviarlo?
5. Definir el archivado: a prueba de auditoría, en el formato original, durante ocho años.
6. Actualizar la documentación de procedimientos e implicar a tu asesor fiscal.

Cómo te ayuda irot

irot ERP creará y recibirá XRechnung y ZUGFeRD conforme a EN 16931 de serie; está en desarrollo y los clientes piloto pueden incorporarse desde el primer módulo. En la hoja de ruta figuran además irot Faktura, para empresas que solo emiten facturas, e irot Archiv, para el archivo a prueba de auditoría.