Auf einen Blick
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800 000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle.
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Es zählt ein strukturiertes Format nach EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
- Rechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Seit der Neufassung von § 14 UStG durch das Wachstumschancengesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Entscheidend ist also nicht, dass die Rechnung digital ist, sondern dass eine Maschine sie ohne Abtippen lesen kann.
Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Rechnung im Mailtext sind deshalb keine E-Rechnungen mehr, sondern „sonstige Rechnungen“. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten unverändert – sie stehen künftig nur in Datenfeldern.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen sie weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800 000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen noch bis Ende 2027 Papier und – mit Zustimmung – PDF verwenden. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im Inland E-Rechnungen ausstellen. Auch die Übergangsregel für bestehende EDI-Verfahren endet: EDI bleibt nur zulässig, wenn daraus die Daten nach EN 16931 gewonnen werden können. |
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Wer aus dem Ausland liefert und hier keine Niederlassung hat, fällt nicht unter die Ausstellungspflicht – seine deutschen Kunden müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Norm, sie unterscheiden sich im Aufbau:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Anzeigeprogramm | ja, wie eine gewohnte PDF |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, große Unternehmen | Mittelstand, gemischte Empfänger |
| Was zu beachten ist | Behörden verlangen oft zusätzlich eine Leitweg-ID | Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht; alle Pflichtangaben gehören in den XML-Teil, und bei Abweichungen zählt er |
Wer an öffentliche Auftraggeber des Bundes liefert, stellt übrigens schon seit November 2020 E-Rechnungen aus, meist als XRechnung – für diese Betriebe ändert sich wenig.
Wer und was ausgenommen ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen.
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie trotzdem.
- Für bestimmte steuerfreie Leistungen gelten Sonderregeln; hier lohnt der Blick mit dem Steuerberater.
„Empfangen können“ – was das praktisch heißt
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Eine XRechnung lässt sich ohne Anzeigeprogramm nicht sinnvoll prüfen, und für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung inhaltlich stimmen. Wer die Daten gleich in die Buchhaltung übernimmt, spart das Abtippen – das ist der eigentliche Gewinn der Pflicht.
Aufbewahren: im Original, acht Jahre
E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt – bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD mindestens der XML-Teil; am sichersten bewahren Sie die PDF samt eingebetteter XML auf. Ein Ausdruck genügt nicht. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre; maßgeblich bleiben die GoBD: unveränderbar, vollständig, jederzeit lesbar.
Checkliste: was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen, ob Ihr Postfach und Ihre Buchhaltung E-Rechnungen annehmen, anzeigen und archivieren – das ist seit 2025 Pflicht.
- Klären, ab wann Sie ausstellen müssen: Vorjahresumsatz über 800 000 € heißt 2027, sonst 2028.
- Mit den wichtigsten Kunden das Format abstimmen – ZUGFeRD ist der bequemste Übergang, weil Menschen es weiter lesen können.
- Die Rechnungssoftware prüfen: erzeugt sie XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931, und prüft sie die Datei vor dem Versand?
- Die Archivierung festlegen – revisionssicher, im Originalformat, acht Jahre.
- Die Verfahrensdokumentation nachziehen und den Steuerberater einbinden.
Wie irot dabei hilft
irot ERP wird XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 ab Werk erstellen und empfangen – es ist in Entwicklung, Pilotkunden können ab dem ersten Modul einsteigen. Auf dem Fahrplan stehen außerdem irot Faktura für Betriebe, die nur Rechnungen schreiben, und irot Archiv für die revisionssichere Ablage.
Rechtsgrundlagen und Stand
- § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024; Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung und zweites BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Ergänzungen, u. a. Pflichtangaben im XML-Teil)
- Europäische Norm EN 16931 (Semantisches Datenmodell der elektronischen Rechnung)
- § 14b UStG und § 147 AO: Aufbewahrungsfrist von acht Jahren seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV
Dieser Leitfaden gibt den Stand vom 12. September 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.